5 Phút nắm trọn tâm lý học công sở - Quản lý đội nhóm (Dùng người – Giữ người – Tránh đổ vỡ)

1. Lý thuyết

Ở các bài tập trước bạn đã hiểu về tổng thể về nhân sự (chiến lược, tổ chức, quản lý, lãnh đạo, quản trị, huấn luyện & tư vấn), thực thiện hoạt động GIỮ (chiến lược + tổ chức + quản lý), thực hiện hoạt động DÙNG (lãnh đạo, huấn luyện & tư vấn), thực hiện hoạt động GIẢM (quản trị)

Xem lại:

• TUYỂN (chiến lược nhân sự)
• DÙNG (tổ chức nhân sự)
• GIỮ (dẫn dắt nhân sự)
• GIẢM (quản trị nhân sự)
• Nhân bản đội ngũ nhân sự kế thừa các cấp

Tuy nhiên, để có thể thực hiện tốt tất cả các hoạt động trên thì cần độ sâu và rộng về kiến thức khá lớn. Trong bài viết này sẽ giúp bạn quản lý đội nhóm một cách đơn giản và nhẹ nhàng nhất, không dựa trên kiến thức, mà dựa trên ứng dụng tâm lý đời sống vào xây dựng và quản lý đội nhóm! Nội dung được trích một phần trong cuốn sách “5 Phút Nắm Trọn Tâm Lý Học Công Sở”

Sách "5 Phút Nắm Trọn Tâm Lý Học Công Sở" - Vạn Triệu Dương - 2022:

2. 5 phút nắm trọn tâm lý học công sở

Bước 1: Trải đường / tâm thế

Để làm việc với con người, bạn cần phải sẵn sàng tâm lý đúng đắn trước về làm việc với con người.

• Dựa vào ý dân: trong quá trình dẫn dắt đội nhóm, bạn cần luôn dựa vào đội nhóm, nếu bạn tách ra khỏi hoạt động của đội nhóm, điều này sẽ khiến bạn thất bại => “Muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng nhau”.
• Kẻ ngoại đạo tự tin mù quáng: bạn có thể đã từng thành công ở một vị trí công việc nào đó, nhưng khi bước vào một vị trí công việc khác, nếu không linh động thích nghi, có thể bạn sẽ tự tin mù quáng dẫn tới thất bại.

Bước 2: Quyết định nhanh chớp thời cơ

• Tiêu chuẩn quyết đoán nhanh: cần có tiêu chuẩn sẵn cho các trường hợp và các sự việc lặp lại, tránh lừng thừng mất thời gian, mất niềm tin, mất năng lượng, mất cơ hội … của đội nhóm.
• Cần nghe nhiều người để có nhiều thông tin và nhiều góc nhìn – Cần bàn với ít người để tránh quá nhiều ý kiến – Quyết đoán 1 mình để có sự nhất quán và mạnh mẽ - Cần giao nhiệm vụ nhanh để công việc không bị trễ nải do cá nhân mình.

Bước 3: Dùng người

• Hiệu ứng tâm lý:
  • “Đồng hồ đeo tay” => 1 người chỉ có 1 leader, nếu không công việc sẽ không biết theo hướng nào
  • “Kiến lười” => cần có những người dừng lại suy nghĩ để tìm ra những con đường tối ưu hơn.
  • “Cá da trơn” => Cần có những con người khác nhau tư duy để tạo năng lượng mới mẻ và khác biệt, học hỏi và thúc đẩy lẫn nhau.
• Hiệu ứng phân tán trách nhiệm: nếu có quá nhiều người mà không có phân công rõ ràng, mọi người sẽ nghĩ đó không phải trách nhiệm của mình.
• Tam giác đều “trách nhiệm – quyền hạn – lợi ích”: trách nhiệm cũng cần phải có quyền hạn và gắn liền lợi ích cá nhân.
• Hiệu ứng nước xà phòng: khi sửa lỗi một ai đó, cần phân biệt rõ tình huống và phương pháp cho tình huống đó:
  • Phương pháp “sandwich”: tình huống họ không biết mình sai => giải pháp là cần xen lẫn khen và chỉ ra lỗi để họ biết điều đó
  • Phương pháp “hot-dog”: tình huống họ đã biết lỗi và đang cố gắng sửa lỗi => giải pháp là hãy trao họ một sự khích lệ động viên
  • Phương pháp “kể chuyện truyền cảm hứng”: tình huống họ đã biết lỗi nhưng không quan tâm lắm => giải pháp là hãy cho họ thấy rằng có những phần thưởng tích cực đang đợi họ, cho họ nhựng ví dụ dẫn chứng
  • Phương pháp “ghi nhận thế mạnh”: tình huống họ đã biết lỗi nhưng tiêu cực và cho rằng bản thân không thể làm được => giải pháp là hãy chỉ ra những việc khác họ đã làm rất tốt, nên họ có thể làm được điều này
• Hiệu ứng “bất lực tập nhiễm” & “hiệu ứng thành bại”: cần chú ý tới những thất bại liên tiếp có thể làm họ tin rằng có cố gắng cũng chẳng làm được => giải pháp: cần giúp họ có liên tiếp có những thành công nhỏ rồi đến lớn.
• Tổ chức buổi họp: bàn giao tuần dựa trên Chỉ tiêu (dài hạn / ngắn hạn), sau đó đánh giá kết quả (đã đạt / chưa đạt / tình hình mới), sau đó xác định nguyên nhân, giải pháp, cuối cùng là xác định giải pháp / chỉ tiêu cho tuần tiếp theo

Hướng dẫn dẫn dắt buổi họp team của Tạp chí HR:

Bước 4: Giữ người

Cần quan tâm tích cực và thường xuyên:

• Khen ngợi: xác nhận những việc họ đã làm tốt để tăng sự tự tin
• Tin tưởng: tin tưởng họ sẽ làm tốt
• Kỳ vọng: kỳ vọng họ hoàn thành nhiệm vụ để giúp mình đạt được mục tiêu đều ra
• Phản hồi: phản hồi để họ nắm được tình hình họ đã làm tốt và chưa tốt điều gì, ứng dụng hiệu ứng xà phòng nếu muốn sửa lỗi

Bước 5: Tránh đổ vỡ

Hiệu ứng của sổ vỡ: chỉ cần các lỗi nhỏ không được khắc phục kịp thời, các lỗi khác sẽ từ từ xuất hiện ngày một nhiều hơn. VD: không mặc đồng phục, đi làm muộn …

• Làm rõ luật chơi / nội quy: thông báo rõ để mọi người biết trước để không vi phạm
• Xử lý ngay những lỗi nhỏ để không tích tụ: không để lõi nhỏ tích tụ làm lan truyền thành lỗi lớn, đến lúc muốn sửa cũng không kịp.

3. Thực hành

Hãy thực hành tốt để từng bước làm chủ các hoạt động đội nhóm, giúp đội nhóm bùng nổ ngày càng lớn mạnh.

4. Bài tập rèn luyện

Được gửi trong chương trình rèn luyện.